Ledningssystem bistår företag och organisationer att kontrollera och utvärdera verksamheten. Systemet hjälper även till att planera och förbättra arbetet, det genom att dokumentera hur företaget fungerar genom att systematisera arbetet och sedan sätta upp långsiktiga mål, allt för att förbättra företagets processer. Ledningssystemet kan även bidra till öppenhet och medverka till lärande inom företaget. Man kan se det som verksamhetens policy som klargör hur arbetsprocesserna ser ut idag samt hur man vill att de ska förändras inom företaget.

Ett ledningssystem hjälper till att minimera verksamhetens risk för att sysslor inte blir utförda eller glöms bort. Det blir även företags egenkontroll och bevis på att de uppfyller lagkraven. Det är viktigt att hålla ledningssystemet på en lagom nivå och inte för detaljrikt då det kan riskera att förlora den reella förankringen. Det är av stor vikt att alla medarbetare känner att arbetsprocessen är hållbar så de kan vara öppna för nya förbättringar.

Med ett ledningssystem kan företag och organisationer få hjälp med att utforma ett system som passar deras företag, behov och mål. Då kan företag visa en så korrekt bild som möjligt av sin verksamhet om hur den bedrivs, allt för att kunna ta hänsyn till de behov som efterfrågar nu och i framtiden. I ledningssystemet ingår inte endast medarbetare och den kompetens som ett företag har utan även lokaler, utrustning, tillgänglighet osv. Ju mer som ingår i ledningssystemet som spelar företagets verklighet, desto lättare är det för ledningen att fatta beslut om vilka processer och förändringar som behövs för verksamheten.