Att känna till dina juridiska skyldigheter som företag är avgörande för att säkerställa att du ständigt följer reglerna och minskar sannolikheten för böter och rättsliga åtgärder. Utöver juridiska skyldigheter inkluderar ett miljööverensstämmelseregister alla efterlevnadskrav. Varför du bör ha en, vad som ska finnas i den och hur ofta den ska granskas är alla ämnen som tas upp i den här bloggen.

Varför är ett efterlevnadsregister nödvändigt?

Klausul 6.1.3 i ISO 14001 anger behovet av ett efterlevnadsregister. Ett grundligt och uppdaterat efterlevnadsregister är nödvändigt om du vill att ditt miljöledningssystem (EMS) ska ackrediteras. Ett efterlevnadsregister är till hjälp för att se till att du är helt medveten om dina skyldigheter även om du inte driver ett formellt EMS.

Vilken information ska jag lägga in i mitt efterlevnadsregister?

Trots att det kommer att finnas många myndighetskrav bör ditt efterlevnadsregister innehålla all information du behöver för att möjliggöra efterlevnad. Den bör också lista alla ytterligare ansvarsområden du har, som de som åläggs genom hyresavtal, frivilliga avtal, uppförandekoder etc. I ditt register kan det finnas:

• Titeln på kravet, såsom lag eller förordning
• Beskriv kravet i allmänna termer. Vad innebär det?
• Vem bestämmer skyldighetens regler?
• Arbetsuppgifternas tillämplighet, eller hur de direkt relaterar till dig; till exempel kanske en förordning inte helt gäller för ditt företag.
• Kontroller för hur du fullgör ansvaret har satts på plats.

Om du driver ett EMS kanske du också vill relatera dina efterlevnadskrav till miljörisker och möjligheter (se vår guide här för mer information om effekter och aspekter).

När bör jag kontrollera mitt efterlevnadsregister?

För att säkerställa att ditt efterlevnadsregister alltid är uppdaterat bör det granskas ofta. Din procedur bör specificera hur ofta den utvärderas, vanligtvis var sjätte eller tolfte månad, och lägga till eventuella nya eller ändrade uppgifter. Dessutom, om det sker några ändringar i din verksamhet, produkter, tjänster eller kontroller, måste registret granskas eftersom de kan ändra de uppgifter som redan gäller för dig eller lägga till nya. Registret kan också behöva ses över om det har skett en stämningsansökan eller en utredning, en olycka, tillbud eller nästan olycka.

Ett efterlevnadsregister är ett avgörande verktyg för att hjälpa dig att hålla efterlevnaden och hålla sig borta från problem, eftersom det kommer att lista alla dina juridiska och andra skyldigheter och hur de gäller dig. För att se till att du har rätt kontroller på plats för att fullgöra dina uppgifter, bör ditt register vara noggrant och uppdateras regelbundet.